Allgemeines zum QM
Schon seit langer Zeit (fast 20 Jahren) besteht der Anspruch an eine Arztpraxis, ein Qualitäts-management (QM) zu führen. Doch erst nach der Neuauflage der Rili-BÄK 2013 fand das Thema breite Beachtung im Urinlabor. Inzwischen kontrollieren die Kassenärztlichen Vereinigungen regelmäßig das im Labor geführte Qualitätsmanagement. Grund genug, sich mit dem Thema einmal auseinanderzusetzen, um die Qualität der Arbeit im Alltag zu erhalten, und sich bei einer Kontrolle Arbeit und Ärger zu ersparen.
Eine Grundsatzentscheidung ist es, ob das QM für die gesamte Praxis geführt wird, oder ob es ein gesondertes QM nur für das Labor geben soll. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Vorteil des gesonderten Labor-QMs ist es, dass es bei einer KV-Kontrolle leichter fällt, alle geforderten Bestandteile aufzuzeigen. Dennoch raten wir eher zum übergreifenden QM, um sich nicht in zwei verschiedenen QMs zu verzetteln.
Das QM-Handbuch
Das QM-Handbuch ist gewissermaßen das Herzstück des QMs. Gefordert wird das Qualitätsmanagement (unter anderem) in der Rili-BÄK im Teil A. Dort wird auch beschrieben, dass und wie ein QM-Handbuch geführt werden soll. Alles was zum QM gehört, sollte darin vereint sein. Das QM-Handbuch bietet daher ein Rahmensystem zur Darstellung aller Arbeiten und Tätigkeiten, aller „Prozesse“, die in der Praxis laufen. Im QM-Handbuch können auch viele andere Organisationsbereiche der Praxis verwaltet werden, wie zum Beispiel Arbeitsschutz und Hygiene.
Das QM-Handbuch kann daher (analog oder digital) leicht mehrere Ordner oder sogar ein ganzes Ordnersystem umfassen. Wichtig ist vor allem eine gute Gliederung. Empfehlenswert ist es, die Gliederung und Übersicht in einem Ordner, einer Mappe etc. zu halten. Teile könne dann ausgelagert werden. In dem Fall sollte es im „Hauptbuch“ Querverweise auf die ausgelagerten Teile geben.
Die Qualitätssicherung
Der vielleicht wichtigste Bereich des QMs für die Urinmikrobiologie ist die Qualitätssicherung. Die Qualitätssicherung ist der Teil des QMs bei dem die Qualität der Ergebnisse sichergestellt werden sollen. Konkret bedeutet Qualitätssicherung, dass interne und externe Qualitätskontrollen durchgeführt werden müssen.
Externe Qualitätskontrollen
Bei den Externen Qualitätskontrollen handelt es sich um die sogenannten Ringversuche. Am bekanntesten sind hier die Ringversuche Bakteriologie B, die kleinen mikrobiologischen Ringversuche. Es gibt aber auch noch weitere Ringversuche, die für die Urologische Praxis Bedeutung haben, z.B. Urinsediment oder PSA. Die Belege über die durchgeführten und bestandenen Ringversuche sollten im Qualitätsmanagement abgelegt werden.
Interne Qualitätskontrollen
Neben den Externen Qualitätskontrollen müssen auch Interne Qualitätskontrollen durchgeführt werden. Das erste was für die Durchführung der Internen Qualitätskontrollen benötigt wird, sind Kontrollstämme (auch Referenzkulturen genannt). Diese kann man meist über seinen Laborfachhändler beziehen, ggf. auch über spezialisierte Fachhändler. Generelle Adressen für den Bezug von Kontrollstämmen finden Sie hier.
Als nächstes müssen mithilfe dieser Kontrollstämme alle mikrobiologischen Methoden in spezifischen Abständen kontrolliert werden. Der Ausgang der durchgeführten Kontrollen muss dann auch dokumentiert werden. Die Kontrollfrequenz ist dabei abhängig von der Methode:
Reagenzien: 1x / Arbeitstag
Antibiogramm 1x / Woche
Bunte Reihen / ID-Systeme 1x / Charg
Weitere Bestandteile des Qualitätsmanagements
Mitarbeiter-Verwaltung
Hier ist (aus KV- und Ämtersicht) vor allem ein Organigramm wichtig. Ein Organigramm soll dazu dienen, die personelle Struktur in der Praxis grafisch darzustellen. Zusätzlich gehören auch einfache Mitarbeiter-Listen, Nachweise über Qualifikationen und Fortbildungen, die Dokumentation von Beauftragtenfunktionen sowie Stellenbeschreibungen mit zur Mitarbeiter-Verwaltung.
Verfahrensanweisungen
Die Darstellung aller Prozesse in Form von Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen ist ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements. Dabei sollte es zu jedem durchgeführten Verfahren auch eine entsprechende Anleitung geben.
Fehlermanagement
Hintergrund des Fehlermanagements ist der Anspruch, aufgetretene Fehler nicht einfach zu übergehen und auch nicht nur zu korrigieren, sondern das Auftreten zu dokumentieren, um dieselben Fehler in Zukunft vermeiden zu können. Das Fehlermanagement soll damit einem stetigen Verbesserungsprozess dienen. Mit „Fehlern“ sind immer solche Fehler gemeint, die sich auf den Patienten-, die Mitarbeiter- oder generell die Praxissicherheit auswirken könnten. Fehler ohne nennenswerte Folgen (z.B. falsches Pulver in der Kaffeemaschine), müssen natürlich nicht dokumentiert werden.
Arbeitsschutz
Der Arbeitsschutz kann ebenfalls als Teil des Qualitätsmanagements gesehen werden. Zum Arbeitsschutz finden Sie auf unserer Homepage unter Praxishilfen einen eigenen Abschnitt.
Gerätemanagement
Das Gerätemanagement wird häufig als Teil vom Arbeitsschutz betrachtet, gehört aber gerade was medizinische Systeme angeht, auch wesentlich zum Qualitätsmanagement. Beim Gerätemanagement sind vornehmlich zwei verschiedene Dinge von Bedeutung:
1. Das Gerätehandbuch: Beim Gerätehandbuch handelt es sich um eine Auflistung aller Geräte die im Labor bzw. in der Praxis verwendet werden. Dabei sollen die wichtigsten Daten wie Anschaffungsdatum, Verwendung oder Datum der letzten Kontrollen genannt werden.
2. Die Elektrotechnischen Kontrollen der Geräte: Bei den elektrotechnischen Kontrollen handelt es sich um eine regelmäßige Überprüfung aller Geräte durch eine Elektrofachkraft. Dabei wird vor allem Mängel der Leitungen und Anschlüsse geprüft.
Hygiene
Auch die Hygiene ist Teil des Qualitätsmanagements. Unsere Erläuterungen und Hilfen finden Sie unter
Datenschutz
Auch der Datenschutz ist ein Teil des Qualitätsmanagements. Zum Thema Datenschutz finden Sie ebenfalls einen Teil auf unserer Homepage.
Praxishilfen DIAG WISS
Hier finden Sie eine Reihe von Dokumenten und Hilfen, die direkt in der Praxis eingesetzt werden können. Die Unterlagen im folgenden Abschnitt stehen Ihnen kostenfrei zur Verfügung.
Fachtext Qualitätsmanagement
Alle oben genannten Informationen haben wir in ordentlicher und ausführlicher Form in einem Fachtext zusammengefasst, der über den folgenden Link zum Download bereitsteht:
Fachtext „Qualitätsmanagement in der Urologischen Praxis“
In diesem Fachtext wird allgemein beschrieben, was QM bedeutet, wie ein QM in der Praxis zu führen ist, und wie das QM in der Praxis umgesetzt werden kann. Auf Nachfrage können wir weitere Fachtexte schicken, die sich mit einzelnen Teil des Qualitätsmanagements beschäftigen, z.B. mit den Ringversuchen oder der Internen Qualitätskontrolle.
Vorlagen QM-Ordner
Seit 2019 bietet DIAG WISS auch einen eigenen QM-Ordner als Vorlage für das QM in der Praxis an. In diesem Ordner befinden sich für alle relevanten QM-Bestandteile Dokumentationsvorlagen. Zu jeder Vorlage gibt es auch eine ausführliche Anleitung, wie diese auszufüllen ist. Im Folgenden bieten wir ein Beispielkapitel zur Ansicht:
Die Rili-BÄK Teil A gibt eine Gliederung vor, wie das QM-Handbuch strukturiert sein sollte. Dabei ist die Gliederung allerdings als Vorschlag zu werten, es gibt keine verbindliche Vorgabe dafür, wie ein QM strukturiert sein muss. Lediglich die notwendigen Bestandtele ergeben sich aus den Vorgaben, nicht ihre Sortierung. Unter dem folgenden Link finden sie die Gliederung des DIAG WISS-QM-Ordners. Außerdem, ebenfalls zum Download, finden Sie beispielhaft das erste Kapitel des Ordners zur Ansicht.
QM-Ordner, Gliederung
QM-Ordner, Kapitel 1
Bei der dargestellten Gliederung handelt es sich um eine Vorschlag von DIAG WISS:
1.Praxisaufbau / Organisation
2. Mitarbeiterorganisation
3. Arbeitsorganisation
4. Arbeitsschutz, Hygiene und Notfallmanagement
5. Gefährdungsbeurteilungen / Gefahrstoffe
6. Medizinprodukte- / Geräteverzeichnis
7. Dokumentation der Qualitätssicherung
8. Kooperationen / Korrespondenzen
9. Quellen & Auslagen
10. Ablage / Archiv
Diese Gliederung versucht den beiden Kritikpunkten von oben gerecht zu werden. Der Aufbau soll auch für kleine Einrichtungen und Einzelpraxen sinnvoll und hilfreich sein, zudem umfasst die QM-Gliederung auch Punkte, die nicht nur das Labor, sondern die gesamte Einrichtung betreffen (z.B. Arbeitsschutz).
Der komplette Ordner kann von allen URMI-Mitgliedern bei uns als pdf und/oder Word-Version angefordert werden. URMI-Plus-QM-Mitglieder erhalten auch eine analoge Version als Ordner zugeschickt. Teil des Moduls ist auch zusätzlich zum Ordner eine Betreuung. Wir helfen aktiv beim Ausfüllen und bei der Pflege der Dokumentationsvorlagen.
Vorlagen für die Interne Qualitätskontrolle
Zur Dokumentation der Internen Qualitätskontrollen finden Sie hier Checklisten zur Dokumentation.
Listen zur internen Qualitätskontrolle
Auf Anfrage können auch Word-Versionen zur eigenen Bearbeitung geschickt werden.
Vorbereitung auf die KV-Kontrollen
Zu den seit Mitten 2018 laufenden KV-Kontrollen haben wir einen eigenen Fachtext erstellt:
Fachtext „Kontrollen durch die KVen„
Der Fachtext beschreibt die bisherigen Erfahrungen aus den KV-Kontrollen. Dabei wird erklärt, welche QM-Teile von den KVen gefordert werden, und wie diese erstellt werden können.
Weitere Leistungen von DIAG WISS
Seminare
In regelmäßigen Abständen bieten wir an unseren Standorten in Dossenheim und Berlin (manchmal auch noch andere Standorten) Kurse und Workshops zum Thema Qualitätsmanagement an. Termine für alle unsere Kurse finden Sie auf der Homepage.
Für URMI-Plus-QM-Kunden ist die Teilnahme am ersten Workshop Qualitätsmanagement kostenfrei / inklusive.
URMI-Plus QM
Für eine QM-Betreuung in der Urologischen Praxis (prinzipiell auch in jeder anderen Arztpraxis) haben wir das URMI-Plus Modul Qualitätsmanagement ins Leben gerufen. Dabei ist der DIAG WISS-Ordner der Kernbestandteil. Jedem URMI-QM-Mitglied wird der QM-Ordner in digitaler und analoger Form (ohne Zusatzkosten) geschickt.
Der Ordner ist vor allem für diejenigen interessant, die noch über kein QM-Handbuch verfügen, oder aber nur über ein sehr altes und lückenhaftes. Wer ein aktuelles und umfassendes QM-Handbuch in der Praxis hat, der kann den Ordner und die darin vorhandenen Checklisten zum Abgleich nutzen, ob das eigene QM vollständig ist. Auch wenn Teile im eigenen QM fehlen, dann können diese durch die DIAG WISS-Vorlagen ergänzt werden.
Wer sich für den DIAG-WISS-QM-Ordner interessiert, sich aber nicht zum URMI-Plus-Service entschließen kann, der kann den Ordner und die zugehörigen Vorlagen auch in unseren Shop erwerben.
Ebenfalls Teil des URMI-Plus-QM-Moduls ist die einmalige kostenfreie Teilnahme an einem QM-Workshop an einem unserer Standorte, wahlweise auch online. Weiterhin verschicken wir an alle Mitglieder in regelmäßigen Abständen Rundmails zum Thema Qualitätsmanagement.
Es werden zum Teil QM-Systeme für tausende von Euro angeboten. Mit dem URMI-Plus QM-Modul möchten wir zeigen, dass ein QM-System nicht teuer sein muss. Voraussetzung ist ein gewisser Teil an Eigenarbeit, der beim QM auch nie ausbleiben kann.
Zum URMI-Plus Service gelangen Sie hier.